E-mail … 7 tips

Raak jij ook weleens in de stress van die uitpuilende inbox? 

 
Je hebt vast weleens het gevoel gehad dat je wel belangrijkere dingen te doen hebt dan het verwerken van die berg e-mails. De mailtjes blijven maar binnenstromen, en naarmate je carrière vordert is de kans groot dat die stroom alleen maar versnelt.
Onderstaand de 7 effectieve tips die ik meegekregen heb voor effectieve mensen…

1.Ze zorgen altijd voor toegevoegde waarde
 Stel jezelf voordat je een e-mail beantwoordt eens de vraag: doe je het puur om te antwoorden, om te laten zien dat je aan het opletten bent of om te bedanken voor de mail? Dan ben je waarschijnlijk waardevolle tijd aan het verdoen. Bovendien lok je met jouw e-mail weer een volgende reactie uit, waarmee je de inbox alleen maar voller krijgt.

2.Ze geven belangrijke e-mails voorrang
 Geef jezelf toestemming om e-mails te verwijderen die geen antwoord nodig hebben en/of van vreemden afkomstig zijn. Als je geen tijd hebt om je belangrijkste taken te voltooien, moet het beantwoorden van dit soort e-mails direct van je to do lijstje gehaald worden.

3.Ze bewaren artikelen en video’s voor later
 Het verwerken van je inbox kan zomaar een paar uur kosten, als je jezelf verliest in alle video’s, artikelen en enquêtes die je tegenkomt in je e-mails. Een tijdlimiet stellen aan hoe lang je met je e-mails bezig mag zijn, kan wat dit betreft helpen. Artikelen en video’s kunnen wachten tot je er tijd voor hebt; je kunt hier een aparte map of lijst voor maken. Als je met je inbox bezig bent, moet je je eigenlijk alleen bezighouden met het beantwoorden van de post.

4.Ze antwoorden binnen 24 uur
 Als je binnen 24 uur antwoordt, ben je op ruim op tijd om professioneel over te komen. Eerder dan dat hoeft ook meestal niet, de wereld draait zonder jou ook nog wel even door. De kunst is natuurlijk wel om te herkennen welke e-mails belangrijk zijn en direct antwoord nodig hebben.

5.Ze gebruiken standaard antwoorden
 Zogenaamde text expanders zoals deze en deze maken automatisch langere teksten van de korte termen of afkortingen die jij ingeeft. Hiermee kun je snel een eenvoudig standaard antwoorden geven op e-mails die wel vaker voorbijkomen. Met een beetje oefening kan dit ontzettend veel tijd schelen.

6.Ze plannen tijd in voor lastige e-mails
 Voor sommige e-mails moet je nu eenmaal even goed gaan zitten. Misschien moet je iets lastigs uitleggen, of is er een conflict waar je met de juiste woorden op moet ingaan. Zo’n e-mail past niet in het ritme waarin je even snel door je inbox moet gaan. Plaats dit soort e-mails dus op je takenlijstje en kom er later op terug.

7.Ze slaan e-mail nog het liefst volledig over
 Als je merkt dat het antwoord op een mail wel erg lang wordt, kun je beter even langs je collega’s bureau lopen of opbellen. Een gesprekje van een paar minuten kan een kwestie oplossen die via de e-mail misschien tot eindelijke discussies zou leiden, waar je vervolgens de hele dag mee bezig bent. Zeker wanneer emoties of ingewikkelde onderwerpen een rol spelen, is het goed om het medium van e-mail te vermijden.