Je sokken beter georganiseerd in je kast leggen? Ken je dat… je sokken rol je nu in elkaar en leg je in je kast niet? Als je je sokken op een origami achtige manier opvouwt is het qua ruimte efficienter ingedeeld.
Het werkt natuurlijk niet voor enkelsokken! Uiteraard kost het iets meer tijd maar het is leuk om te doen en ziet er ook nog eens schattig uit!
Vergaderingen zijn vergif De allerergste onderbrekingen zijn vergaderingen. En wel hierom:
Vergaderingen planten zich voort. De ene vergadering leidt tot de volgende, die leidt tot de volgende… Vervelend is ook dat het schema van vergaderingen lijkt op een tv-gids. Je moet een half of een heel uur inplannen, omdat de software dat eist (je ziet nooit iemand met Outlook een vergadering van zeven minuten plannen). Jammer. Als er zeven minuten nodig zijn om de vergadering tot een besluit te doen komen, dan moet je daar geen minuut langer aan spenderen. Rek zeven minuten niet op tot een halfuur.
Als je erover nadenkt, kost vergaderen schrikbarend veel. Stel dat je een vergadering wilt beleggen van een uur met tien mensen. Dan is dat geen vergadering van een uur, maar van tien uur. Aan een uur vergadertijd offer je tien uur productiviteit op. Maak er maar vijftien uur van, vanwege de mentale omschakeling die het vereist om op te houden met wat je doet, naar een andere ruimte te gaan en daarna te hervatten waar je mee bezig was. Kan het ooit goed zijn om tien of vijftien uur productiviteit in te wisselen voor een uurtje vergaderen? Een heel enkele keer misschien. Maar je moet daar wel verdomd veel voor overhebben. Puur op basis van de kostprijs behoren vergaderingen van deze omvang bij de passiva, niet bij de activa. Denk goed na over het feitelijke tijdverlies en vraag je af of dat het echt waard is.
Mocht je het toch absoluut noodzakelijk vinden om bijeen te komen, probeer de vergadering dan productief te maken door je aan de volgende simpele regels te houden:
Het is een bekend figuur voor teams die volgens de Scrum-methodiek werken: de dagstart of de daily stand up meeting. Het team start gezamenlijk de dag door een kort overleg te hebben, staand, over de dag ervoor en de dag die eraan komt. Iedereen meldt kort hoe de dag afgesloten is gisteren en wat voor vandaag op de agenda staat en wat daarbij hindernissen kunnen zijn. Het is een methodiek die helpt om kort en concreet een overleg te hebben in plaats van … vergaderingen. Of geen idee hebben waar je teamgenoten eigenlijk mee bezig zijn. In een heldere blog over staand vergaderen beschreef Arjan Zuidhof al wat er handig is aan staand vergaderen en hoe die korte bijeenkomsten uit Scrum kunnen helpen om bijeenkomsten kort te houden. Vandaag wat meer over de staande start. Kortom, start de dag met de dagstart!
Peter Bregman breekt in zijn artikel over 18 minuten een lans voor 5 minuten denken voordat je een werkdag begint (ook weer 5 minuten aan het eind en elk uur één minuut checken maakt tesamen 18) om bewust je dag in te delen. Leo Babauta stelt in Zen to Done dat het helpt per dag je MBT’s (meest belangrijke taken) te bepalen en met jezelf af te spreken die te halen. Daar doe je tussendoor ook weer checks op.
De dagstart is ook een manier om bewust je dag te beginnen. Niet zo met de jas nog aan de PC starten en eerst allerlei mail wegwerken maar nadenken over gisteren en vandaag.
Staand overleggen rond een whiteboard waar plannen of to do’s op staan geeft een heel andere dynamiek dan in een kring zitten achter tafels. Het whiteboard of een mindmap of flip over maakt dat deelnemers zich meer richten op de kwestie dan op elkaar. Staan maakt actiever en maakt beweging (iets toevoegen) makkelijker. Het is ook een manier om de vlucht in laptops en tablets tijdens vergaderingen te beperken.
Staand iets bespreken kan ook in de vorm van een world café. Maak in een ruimte een aantal tafels waar een flip over ligt of hoeken waar je Post Its kunt plakken. Elke tafel of hoek is een thema of vraag, waar deelnemers langs gaan om input te leveren. Staan en lopen geven dynamiek en maken dat iedereen vanzelf naar die plaats gaat waar hij of zij wat bij te dragen heeft. Bij een world café is het niet nodig om kort te overleggen maar is de dynamiek van belang.
In een kring rond een probleem staan, geeft minder hiërarchie. Er zijn ook auteurs die voor de dagstart vooral benadrukken dat iedereen mee moet doen en dat het team zelf zijn start moet organiseren. Zo stelt Jason Yip voor dat degene die het laatst -maar op tijd- komt aftrapt:
During a stand-up, attendees need to know who is supposed to speak first. Having the facilitator decide who should speak first is a subtle though definite force against self-organisation. The team should know without intervention who speaks first.
De scrum-methodiek heeft drie open vragen:
De dag ervoor kort evalueren, écht afsluiten, lessen en conclusies nog even herhalen is nuttig en kan ook tot verbetervoorstellen leiden. De planning voor vandaag is plezierig voor eventuele samenwerking of afstemming. De problemen delen betekent ze kennen en gezamenlijk naar een oplossing zoeken. Dat hoeft niet per se in de dagstart maar kan ook later als dat nodig is.
Als deze drie vragen niet passen bij een team kunnen andere vragen helpen. Door ze over het dagelijkse werk te laten gaan, wordt de bespreking concreter dan wanneer het erg brede vragen zijn. Door vragen te standaardiseren wordt het gesprek korter en krijgt het een routine die het makkelijker laat lopen. Tegelijkertijd is de vraag naar bijvoorbeeld “Wat heb je gisteren gedaan?” zo open dat iemand er een issue met techniek in kwijt kan net zo goed als een compliment voor een collega. Geen gezoek naar wat er op de agenda staat of abstracte besprekingen.
Gezamenlijk rond een bord staan, vraagt fysieke aanwezigheid op één tijd en plaats. Dat is door het nieuwe werken niet op alle werkplekken vanzelfsprekend. En er zijn ook veel voordelen aan op afstand en flexibel werken (zie het boek Remote. Office not required van Jason Fried). Praktisch is de start maken met wie er is. Het is in elk geval een meerwaarde van op een werkplek werken om de ochtend niet individueel te beginnen maar even voordeel te hebben van elkaars aanwezigheid.
Door hardop te bespreken wat je wilt doen samen met je team krijg je meer input en denkkracht voor jouw plannen maar het geeft ook meer commitment als je hardop hebt uitgesproken wat je gaat realiseren. Daarnaast weet je ook dat je de volgende werkdag daarover al weer rapporteert dus uitstellen wordt wat lastiger.
De dagstart kan een verfrissende manier zijn om anders te overleggen. Jason Fried beschreef in Rework al dat vergaderingen een soort vergif zijn. In zijn TED Talk wijt Fried veel storingen aan de M&M’s: de meetings en managers:
De dagstart is een heel ander soort overleg die de traditionele vergadering vervangt door een veel kortere, concretere, minder hiërarchische en dynamischere setting.
Een ideale manier voor teams om de dag te starten is de dagstart: kort, samen, concreet en gericht op oplossingen vinden. Wat doe jij in jouw teams om af te stemmen?
| Activity | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | Sun | Total | Goal | Net | |
| Date | 07/16 | 07/17 | 07/18 | 07/19 | 07/20 | 07/21 | 07/22 | ||||
|
7 | ||||||||||
|
5 | ||||||||||
| Shower & Shine | 7 | ||||||||||
| Brush & Floss | 7 | ||||||||||
| Drink 16 oz. Water | 7 | ||||||||||
| Take Supplements | 7 | ||||||||||
| Pray [Love & Hope To Others] | Record In Prayer Journal | 7 | ||||||||||
| List 5 Gratitude’s In Gratitude Journal | 7 | ||||||||||
|
6 | ||||||||||
| Read Daily Inspirations Journal | 6 | ||||||||||
| Record My #1 Goal & 3 Actions For Today In Goals Journal | 7 | ||||||||||
|
7 | ||||||||||
|
7 | ||||||||||
|
7 | ||||||||||
|
Breakfast
|
7 | ||||||||||
| Read | Work On Career Exercises [48 Days; SOY; Think & Grow Rich] | 4 | ||||||||||
| Review Daily GTD Folder | 6 | ||||||||||
| Review Daily MVP Journal | 6 | ||||||||||
| Review & Update Calendar | 6 | ||||||||||
| Start Work | E-Mail | Projects | 7 | ||||||||||
| Totals | 130 | ||||||||||
| Daily Note |
| Activity | Mon | Tue | Wed | Thu | Fri | Sat | Sun | Total | Goal | Net | |
| 07/09 | 07/10 | 07/11 | 07/12 | 07/13 | 07/14 | 07/15 | |||||
|
7 | ||||||||||
|
5 | ||||||||||
| Back Rolled | 3 | ||||||||||
|
Brush & Floss
|
7 | ||||||||||
|
Drink 16 oz. Water
|
7 | ||||||||||
|
Take Supplements
|
7 | ||||||||||
| Turn Off TV | 7 | ||||||||||
|
7 | ||||||||||
| Review & Record Daily Actions & Carry Overs | 7 | ||||||||||
| Record Incredible Journal Ideas: Ideas & Strength | 7 | ||||||||||
| Read Positive For 15-60 Min [Poke The Box, 48 Days, CM, Life Plan] | 6 | ||||||||||
| Meditate [5 Minutes] | 6 | ||||||||||
| Totals | 76 | ||||||||||
| Daily Note |
Raak jij ook weleens in de stress van die uitpuilende inbox?
Je hebt vast weleens het gevoel gehad dat je wel belangrijkere dingen te doen hebt dan het verwerken van die berg e-mails. De mailtjes blijven maar binnenstromen, en naarmate je carrière vordert is de kans groot dat die stroom alleen maar versnelt.
Onderstaand de 7 effectieve tips die ik meegekregen heb voor effectieve mensen…
1.Ze zorgen altijd voor toegevoegde waarde
Stel jezelf voordat je een e-mail beantwoordt eens de vraag: doe je het puur om te antwoorden, om te laten zien dat je aan het opletten bent of om te bedanken voor de mail? Dan ben je waarschijnlijk waardevolle tijd aan het verdoen. Bovendien lok je met jouw e-mail weer een volgende reactie uit, waarmee je de inbox alleen maar voller krijgt.
2.Ze geven belangrijke e-mails voorrang
Geef jezelf toestemming om e-mails te verwijderen die geen antwoord nodig hebben en/of van vreemden afkomstig zijn. Als je geen tijd hebt om je belangrijkste taken te voltooien, moet het beantwoorden van dit soort e-mails direct van je to do lijstje gehaald worden.
3.Ze bewaren artikelen en video’s voor later
Het verwerken van je inbox kan zomaar een paar uur kosten, als je jezelf verliest in alle video’s, artikelen en enquêtes die je tegenkomt in je e-mails. Een tijdlimiet stellen aan hoe lang je met je e-mails bezig mag zijn, kan wat dit betreft helpen. Artikelen en video’s kunnen wachten tot je er tijd voor hebt; je kunt hier een aparte map of lijst voor maken. Als je met je inbox bezig bent, moet je je eigenlijk alleen bezighouden met het beantwoorden van de post.
4.Ze antwoorden binnen 24 uur
Als je binnen 24 uur antwoordt, ben je op ruim op tijd om professioneel over te komen. Eerder dan dat hoeft ook meestal niet, de wereld draait zonder jou ook nog wel even door. De kunst is natuurlijk wel om te herkennen welke e-mails belangrijk zijn en direct antwoord nodig hebben.
5.Ze gebruiken standaard antwoorden
Zogenaamde text expanders zoals deze en deze maken automatisch langere teksten van de korte termen of afkortingen die jij ingeeft. Hiermee kun je snel een eenvoudig standaard antwoorden geven op e-mails die wel vaker voorbijkomen. Met een beetje oefening kan dit ontzettend veel tijd schelen.
6.Ze plannen tijd in voor lastige e-mails
Voor sommige e-mails moet je nu eenmaal even goed gaan zitten. Misschien moet je iets lastigs uitleggen, of is er een conflict waar je met de juiste woorden op moet ingaan. Zo’n e-mail past niet in het ritme waarin je even snel door je inbox moet gaan. Plaats dit soort e-mails dus op je takenlijstje en kom er later op terug.
7.Ze slaan e-mail nog het liefst volledig over
Als je merkt dat het antwoord op een mail wel erg lang wordt, kun je beter even langs je collega’s bureau lopen of opbellen. Een gesprekje van een paar minuten kan een kwestie oplossen die via de e-mail misschien tot eindelijke discussies zou leiden, waar je vervolgens de hele dag mee bezig bent. Zeker wanneer emoties of ingewikkelde onderwerpen een rol spelen, is het goed om het medium van e-mail te vermijden.
Wat wij het begin noemen is vaak het einde en eindigen is beginnen. Het einde is waar wij van uitgaan.
Eenieder denkt vanuit zijn eigen kaders. We zijn allemaal geneigd direct een opdracht op te pakken vanuit ons eigen kader. Afstemming over de opdracht is voordelig voor beiden, want: minder verliesuren en beide rollen happier. Verwachtingen management voorkomt irritatie.
Door een goede kick-off creëert u draagvlak en duidelijkheid en daarmee vergroot u de succeskans en de beheersbaarheid van uw project.
Om u op weg te helpen heb ik een checklist samengesteld die ik graag met u deel:
20100428 Project_Kickoff_Checklist v1.0
Succes!
Leiderschap_persoonlijk-ingevuld
Vul bovenstaande sheet eens in! Het is een feedback formulier dat snel toepasbaar is en met deze opzet een basis heeft die verder gaat dan ‘normaal’ performance management.
Kracht en kwaliteit worden voor een belangrijk deel bepaald door je hart. Als je ergens honderd procent achter staat, geef je je helemaal en ben je tot veel meer in staat. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij je motivatie. Twee aspecten van je motivatie zijn: Je passies en je waarden/drijfveren.
Welke activiteit, idee of onderwerp roept levendige en sterke gevoelens bij je op? Waar krijg je energie van? Waar heb je werkelijk alles voor over? Wat zijn jouw succeservaringen, waar ben je echt trots op? Je kunt iets een passie noemen, als je over een activiteit, idee of onderwerp alle of meerdere van de volgende stellingen kunt bevestigen:
Welke activiteit, idee of onderwerp houdt jouw gedachten (op een positieve manier) steeds bezig? Voel je vrij en vul je passies in.
Oefening: Mijn passies zijn:
Bespreek met een goede vriend(in) jouw passies en welke plaats ze innemen in jouw levensplan en in jouw werkleven. Ga na of je iets van jouw passies terugvindt in je werk. Het kan zijn dat je nu moet erkennen, dat je geen passies hebt ontwikkeld in je leven. Bespreek dit met een goede vriend(in) en probeer hier ook conclusies aan te binden.
Oefening: Passies kansen geven
Hoe zou je meer ruimte kunnen scheppen voor passies in jouw werk en leven?
Waarden kunnen een belangrijke brug vormen naar concrete plannen, een basis zijn voor je interesses en motivatie. Wat je belangrijk vindt, helpt je vaak om knopen door te hakken en om te kiezen tussen verschillende mogelijkheden. De volgende waarden worden vaak genoemd door mensen over de hele wereld als ze over hun werk praten.
Oefening: Mijn waarden / drijfveren
Welke van de volgende uitspraken zijn van toepassing op jou?
Kies nu de drie waarden / drijfveren uit deze reeks die je het belangrijkst vindt voor jezelf:
My line in space 